Organizar un archivador puede ser difícil, ya sea un armario doméstico lleno de facturas pagadas e información fiscal o un armario de trabajo lleno de proyectos y facturas completados. Organice su archivador deshaciéndose de los archivos antiguos, encontrando un sistema de archivo que funcione para usted y manteniéndolo continuamente.
Pasos
Parte 1 de 4: Purga de documentos antiguos
Paso 1. Compre un archivador si no tiene uno
Busque un gabinete de buena calidad que sea de buen tamaño para su hogar u oficina dentro de su presupuesto. Considere un gabinete a prueba de fuego e impermeable, en caso de cualquier desastre natural que pueda afectar su hogar. Un paquete de estos gabinetes se encuentra en tiendas locales, tiendas de muebles, carpinterías y centros comerciales.
Paso 2. Empiece a revisar sus archivos
Deja a un lado todo lo que sea obviamente viejo o innecesario. Dejar de lado:
- Recibos de productos que ya no posee.
- Correo basura
- Facturas viejas por servicios que ya no usa
- Cartas comerciales de un trabajo anterior
- Sellos que ya no necesitas
Paso 3. No tenga miedo de deshacerse de las cosas
Si bien ciertos documentos como los certificados de nacimiento y la información fiscal son obviamente importantes, puede haber correo basura o recibos antiguos que parecen importantes pero que en realidad no lo son. Piense en cada documento mientras toma su decisión y piense si realmente podría ser útil en el futuro. Si no te lo perderías si desapareciera durante un año, probablemente esté bien tirarlo.
Paso 4. ¡Tenga cuidado al tirar cosas en el trabajo
Asegúrese de preguntarle a sus supervisores antes de tirar algo, ya que puede ser más importante de lo que cree. Su empresa también puede tener políticas sobre cuánto tiempo deben guardarse las cosas y cómo deben eliminarse.
Paso 5. Decida qué cosas deben conservarse
Esto generalmente dependerá de cuán recientes o útiles sean. Use la discreción y piense si los documentos serán útiles o necesarios en el futuro. Si son realmente importantes, consérvelos. Para obtener información fiscal, registros de seguros y documentos vitales, consérvelos durante los siguientes períodos de tiempo:
- Conserve la información de la declaración de impuestos durante 7 años, así como los recibos de los artículos que dedujo de sus impuestos. El IRS puede auditar cualquier declaración hasta 6 años después de que se presenten sus impuestos.
- Conserve registros de seguros, declaraciones de hipotecas y comprobantes de donaciones caritativas hasta por tres años.
- Asegúrese de guardar documentos muy importantes como certificados de nacimiento y matrimonio, tarjetas de seguro social, títulos, escrituras y pasaportes. Manténgalos a salvo y nunca se deshaga de ellos.
Paso 6. Triture todos los documentos que haya reservado
Tirar documentos no triturados puede dejar su información personal expuesta a cualquiera que los vea. Incluso si no está seguro de si el documento es confidencial, es mejor triturarlo, ya que puede contener direcciones, fechas de nacimiento u otra información.
Paso 7. Triture o destruya también los medios digitales
Muchos pueblos y empresas tendrán días de destrucción en los que los lugareños o los empleados pueden traer disquetes, CD o discos duros viejos para destruirlos. Ellos se asegurarán de que se haga correctamente.
Parte 2 de 4: Organización de sus documentos importantes
Paso 1. Empiece a organizar los archivos restantes
Vaya a un escritorio o mesa grande y organice los papeles en montones que sean lógicos y razonables para usted. Estos se convertirán en sus archivos individuales. Haz pilas que te ayudarán a encontrar exactamente lo que estás buscando. Considere categorías para gabinetes para el hogar como:
- Utilidades
- Auto
- Médico
- Mascota
- Negocio
- Hogar
- Impuestos
- Finanzas
Paso 2. Pida consejo a sus compañeros de trabajo sobre los armarios de trabajo
Es posible que existan convenciones específicas de la empresa para organizar los trabajos en su lugar de trabajo. Si no es así, presente en orden cronológico o alfabético. Pregunte a sus compañeros de trabajo ordenados qué sistemas funcionan mejor para ellos.
Paso 3. Mantenga sus categorías simples
Cuanto más específico sea, más archivos tendrá, lo que significará más desorden en su gabinete. Mantenga sus archivos principales más generales y luego organice los documentos dentro de ellos.
Paso 4. Decide si organizar por nombre o por fecha
Una vez que haya clasificado cada papel en su pila correcta, comience a organizarlos de una manera que sea fácil de encontrar.
- Para las listas alfabéticas, como las marcas en los recibos, coloque los artículos que comienzan con A en la parte superior de la pila, siguiendo hasta la Z.
- Para las presentaciones cronológicas, como las fechas de las declaraciones de impuestos, coloque los documentos más recientes en la parte superior de la pila, trabajando hacia los documentos más antiguos en la parte inferior.
Paso 5. Coloque cada una de sus pilas en una carpeta
Coloque los papeles de modo que el documento en la parte superior de la pila esté al frente de la carpeta. Esto mantendrá los documentos en el mismo orden en el que los organizó.
Parte 3 de 4: Hacer que los archivos sean fáciles de encontrar
Paso 1. Etiquete claramente cada carpeta
Asegúrese de que la escritura en la pestaña sea grande, legible y tenga sentido para usted y otras personas en su oficina o familia. Utilice una rotuladora para mayor claridad.
Paso 2. Deje que cada cajón tenga su propia categoría y etiquételo claramente también
Divida sus archivos entre cajones de la manera que tenga sentido para usted, y cada cajón contiene una categoría distinta. Cada categoría debe contener archivos relacionados, que le ayudarán a encontrar cosas más fácilmente.
- La información financiera, como los documentos fiscales, los archivos de inversión y los estados de cuenta hipotecarios, puede ir en un cajón.
- Los documentos personales como certificados de nacimiento, pasaportes e historiales médicos pueden guardarse en otro cajón.
- Los manuales de instrucciones para varios elementos pueden ir en otro.
Paso 3. Considere la posibilidad de utilizar carpetas de colores
Si memoriza el color correspondiente, hará que sus papeles sean mucho más fáciles de encontrar. Si ya tiene carpetas manilla, agrégueles color con resaltadores o marcadores de colores. Las etiquetas de colores se pueden utilizar de forma más sutil para el mismo propósito.
Paso 4. Utilice su sistema de color para crear subcategorías dentro de sus cajones
Un cajón de materiales informativos, por ejemplo, puede dividirse en carpetas como "Manuales de electrónica", "Manuales de herramientas eléctricas" y "Manuales de suministros de limpieza".
Paso 5. Cambie su sistema si no tiene sentido
Después de uno o dos meses de uso, no tema cambiar las cosas que no le funcionan. Mueva diferentes archivos al frente o divida categorías que sean difíciles de diferenciar. Recuerde que su archivador es un sistema para usted y debe ajustarse a su flujo de trabajo.
Parte 4 de 4: Mantenimiento de la organización
Paso 1. Sea proactivo para mantenerse organizado
Preste atención inmediata al correo y los documentos a medida que ingresan y, una vez que los haya procesado, archívelos de inmediato.
Paso 2. Configure una bandeja de entrada en el escritorio de su casa u oficina
Revise su correo entrante una vez al día. No perderá la pista de nada de esta manera, y no se acumulará. Archivar no parecerá una tarea tan ardua, se hace poco a poco.
Paso 3. Reorganice su gabinete con frecuencia
Se recomienda la reorganización anual, e incluso puede limpiarla trimestralmente si tiene una gran cantidad de archivos. La principal fuente de desorden en los archivadores son los documentos viejos que ya no necesita, así que purgue y triture los elementos viejos según sea necesario.
Paso 4. Considere la posibilidad de convertir algunos de sus archivos a medios digitales
Cuantos más documentos pueda guardar en formato digital, menos desorden físico tendrá en un archivador. Los buenos candidatos para escanear incluyen recibos, comprobantes de donación o extractos bancarios. Algunos incluso pueden estar disponibles en línea.
Paso 5. Cree un documento maestro
En el documento, explique cómo funciona su sistema de archivo y dónde están ubicadas las cosas. En caso de una emergencia o un problema imprevisto, es posible que otros necesiten saber cómo buscar sus archivos.
Consejos
- Mantenga sus archivadores cerrados con llave si tiene niños curiosos o familiares entrometidos.
- Si tiene algún problema para abrir la cerradura, consulte Cómo elegir una cerradura para archivador.
- Guarde documentos muy confidenciales, como certificados de nacimiento o títulos de propiedad, en una caja de seguridad o en una caja de documentos a prueba de fuego si le preocupa que el archivador no sea lo suficientemente seguro.
Advertencias
- Si vive en un área propensa a terremotos, atornille los gabinetes a una pared estable. Esto evitará que caigan sobre una persona o bloqueen una puerta durante un evento sísmico.
- Cargue sus archivos con cuidado. Si un cajón superior está lleno y los cajones de abajo están vacíos, puede volcarse.
