La presentación es a menudo una tarea necesaria para el trabajo y en casa. Si omite la presentación durante demasiado tiempo, puede acumular una gran pila de papel que tardará horas o incluso días en clasificar. Para mantener su bandeja de entrada ordenada, revise los documentos que reciba a diario. Luego, cree un sistema de archivo que funcione para usted. Utilice su sistema para clasificar los papeles de modo que pueda acceder fácilmente a los documentos importantes siempre que lo necesite.
Pasos
Método 1 de 3: Manejo de la afluencia diaria de papel
Paso 1. Cree una bandeja de entrada central para guardar los papeles hasta que pueda clasificarlos
Una bandeja de entrada central es donde coloca todos los documentos que llegan a su escritorio o a su buzón todos los días. Esto puede ayudarlo a mantenerse organizado hasta que tenga tiempo de ordenar y manipular cada elemento.
- Puede usar una pequeña caja de cartón como su caja de entrada central, u obtener una caja, canasta o bandeja especial para este propósito.
- Coloque la caja en la esquina de su escritorio, en una mesa cerca de la puerta de entrada o en algún otro lugar visible para que no la olvide.
Paso 2. Revise la bandeja de entrada todos los días y reserve los artículos importantes
Mire cada uno de los artículos en su bandeja de entrada una vez al día para buscar artículos que requieran su atención inmediata. Estos pueden incluir facturas que vencen pronto, invitaciones a fiestas o formularios urgentes. Deje estos elementos a un lado para que pueda cuidarlos de inmediato.
Es posible que desee obtener una segunda caja de un color diferente al de la primera para colocar los artículos urgentes. Por ejemplo, podría obtener un recuadro rojo para indicar que se trata de artículos urgentes
Paso 3. Coloque los elementos que desea archivar en una caja de archivo
Mantenga una tercera casilla junto a la bandeja de entrada central y la casilla urgente. Use esto como su punto de recolección para los artículos que desea archivar. Esto le ayudará a mantenerlos organizados hasta que esté listo para archivarlos.
Asegúrese de que esta caja sea de un color diferente al de las otras cajas. De lo contrario, puede confundir las cajas
Paso 4. Tire los artículos innecesarios a un contenedor de reciclaje de papel
Cualquier correo basura u otros artículos no esenciales que terminen en su bandeja de entrada pueden ir directamente a la papelera de reciclaje. Identifique estos elementos mientras revisa los documentos y muévalos a la papelera de inmediato para ayudar a mantener libre el desorden de la caja.
- Mantenga su contenedor de reciclaje en el piso para que no lo confunda con sus otras cajas.
- Si alguno de los elementos innecesarios contiene información personal, destrúyalos antes de deshacerse de ellos.
Método 2 de 3: elegir un sistema de archivo
Paso 1. Designe un archivo mensual y diario si tiene muchas tareas que administrar
Esto se conoce como el sistema de archivo Tickler y es una excelente manera de realizar un seguimiento de lo que necesita hacer cada día. Designe una carpeta de archivos para cada mes y una carpeta para cada día del mes. Luego, inserte elementos en los archivos. Archiva los elementos de acuerdo con las fechas en las que necesitas trabajar en ellos.
Por ejemplo, si necesita pagar una factura el 23 de septiembre, inserte la factura en la carpeta correspondiente a esa fecha
Paso 2. Carpetas de archivos en orden alfabético para tener a mano los documentos importantes
La clasificación alfabética es útil para buscar archivos de personas, empresas o temas individuales. Esto puede ser ideal si tiene muchos clientes y desea mantener un archivo de cada uno, o si desea una forma sencilla de administrar los archivos de su casa.
- Asegúrese de colocar el apellido de las personas primero en las etiquetas de los archivos, como "Jones, Susan" o "Watson, David".
- Ignore palabras como "The", "A" y "An" cuando presente la solicitud por nombre comercial. Por ejemplo, si tiene un cliente cuyo negocio se llama "The Cake Goddess", presente de acuerdo con la "C" en "Cake" e ignore la "T" en "The" al presentar la solicitud.
Paso 3. Elija un sistema de archivo numérico para las necesidades de archivo a corto plazo
Si tiene un proyecto a corto plazo del que desea mantener registros, entonces un sistema de archivo numérico puede funcionar mejor. Esto es cuando asigna un número a cada documento y lo archiva de acuerdo con el número. Sin embargo, tenga en cuenta que también tendrá que realizar un seguimiento de qué documento corresponde a qué número, por ejemplo, mediante el uso de una hoja de cálculo.
- Por ejemplo, puede asignar todos los elementos que recibió durante la semana del 14 de marzo a una carpeta de archivos con la etiqueta 1, luego todos los elementos de la semana del 21 de marzo en un archivo con la etiqueta 2, y así sucesivamente.
- Otra opción es etiquetar los archivos por fecha y organizarlos cronológicamente. Por ejemplo, los artículos recibidos el 2 de mayo de 2018 podrían guardarse en un archivo etiquetado como 5/2/2018.
Paso 4. Codifique sus archivos por colores para que la búsqueda de elementos sea rápida y fácil
Designe un color para cada categoría de sus archivos. Esto le ayudará a localizar una categoría de archivos de un vistazo.
- Por ejemplo, use rojo para facturas médicas, azul para impuestos y verde para seguros.
- Para codificar con colores los archivos numéricos o alfabéticos, asigne un color a un rango numérico o alfabético, como hacer que los archivos 1-25 o A-G sean verde, 25-50 o H-M violeta y 50-75 o N-R amarillo.
Paso 5. Incluya información adicional relevante en la carpeta de archivos
Agregar información adicional para describir el contenido del archivo o cualquier acción requerida también ayudará a que su sistema de archivo sea más eficiente. Para hacer esto, es posible que desee agregar 1 o más de los siguientes elementos:
- Número o nombre de archivo
- Título de archivo
- Fecha en que se abrió y cerró el archivo
- Nombre del departamento o equipo
- Número de registro informático
- Fecha de eliminación y método de eliminación
Método 3 de 3: Organización de documentos en archivos
Paso 1. Coloque el documento más reciente encima del archivo
Utilice la fecha que aparece en el documento para ayudarlo a hacer esto. Una vez que tenga sus papeles listos para archivar y su sistema de archivo configurado, puede comenzar a colocar los elementos en los archivos. Asegúrese siempre de mantener los documentos más recientes de cada archivo en la parte superior para que sea fácil acceder a ellos.
Por ejemplo, si tiene un archivo para el seguro de propietario de vivienda, le recomendamos que coloque el registro más reciente del seguro de propietario de vivienda pagado en la parte superior del archivo
Paso 2. Conserve los archivos adjuntos con los documentos con los que se relacionan
Si tiene recibos u otros documentos relevantes que deben guardarse junto con otro documento, asegúrese de guardarlos juntos en el mismo archivo. Es posible que incluso desee grapar o sujetar con clips los archivos adjuntos en la parte posterior del documento.
Por ejemplo, si tiene un recibo por el pago de su factura de electricidad, engrápelo detrás de la factura en caso de que necesite hacer referencia a él
Paso 3. Coloque los documentos grandes en sobres separados
Puede archivar estos sobres detrás de los archivos con los que están relacionados. Asegúrese de incluir una descripción del contenido en el frente del sobre. Esto ayudará a eliminar el desorden en sus archivos y mejorará la eficiencia de su sistema de archivo.
Por ejemplo, si tiene los planos de un proyecto en el que está trabajando, puede colocarlos en un sobre grande
Paso 4. Archivar el documento original y deshacerse de las copias
No archivar duplicados ayudará a evitar confusiones cuando busque un elemento en sus archivos. Si encuentra algún duplicado, deséchelo y presente únicamente el documento original.
Si no está seguro de qué documento es el original, es posible que deba archivar ambos elementos para asegurarse de tener el original. Sin embargo, trate de no hacer esto con demasiada frecuencia o sus archivos aumentarán rápidamente
Consejos
- Si no está seguro de si archivar o reciclar un artículo, guárdelo durante 30 días y luego vuelva a evaluarlo.
- El escaneo de documentos no esenciales es otra buena manera de despejar el desorden de papel y al mismo tiempo mantener la información en un documento en caso de que lo necesite.
