Tanto los individuos como los propietarios de pequeñas empresas a menudo contratan a contratistas independientes para ayudar a completar proyectos tanto a corto como a largo plazo. Con un contratista independiente, no tiene que preocuparse por retener impuestos sobre la nómina. Para contratar a un contratista independiente, redacte un contrato que defina claramente su relación y el trabajo que la persona realizará para usted. Una vez que su contratista haya completado el trabajo, asegúrese de presentar los formularios de impuestos correspondientes y realizar los pagos necesarios para la cobertura de compensación para trabajadores.
Pasos
Método 1 de 3: Celebración de un contrato legal
Paso 1. Busque formularios o plantillas en línea
Cuando redacta un contrato para contratar a un contratista independiente, no tiene que empezar de cero. Las agencias gubernamentales, bufetes de abogados y otros servicios legales tienen formularios gratuitos disponibles que puede copiar y adaptar a sus necesidades.
- Una plantilla diseñada para contratistas independientes de la misma industria le resultará más fácil de adaptar. Por ejemplo, si está contratando a un escritor independiente para producir contenido para su sitio web, no necesariamente desea utilizar una plantilla de acuerdo diseñada para contratistas de la construcción.
- Idealmente, debe encontrar un acuerdo que esté diseñado para ser utilizado en el estado donde vive (o donde se realizará el trabajo) y redactado o revisado por un abogado.
Paso 2. Identifique a las partes del acuerdo
Su acuerdo debe incluir los nombres legales tanto de usted como de su contratista independiente. Si el contratista independiente tiene una LLC o una corporación, use el nombre legal de la empresa en lugar del nombre individual del contratista.
En los contratos, es común deletrear los nombres legales una vez inicialmente y referirse a las partes por títulos genéricos durante el resto del contrato. Por ejemplo, puede referirse a sí mismo como "cliente" y al contratista independiente como "contratista"
Paso 3. Incluya un período de tiempo específico
Generalmente, cuando contrata a un contratista independiente, solo necesita sus servicios por un período corto de tiempo. El contrato debe indicar específicamente cuándo comienza la relación contractual y cuándo terminará.
- Incluso si tiene la intención de que el contrato finalice cuando se complete el trabajo, aún desea una fecha límite contractual en la que el trabajo debe completarse.
- Si tiene la intención de que la relación sea a más largo plazo, consulte la ley de su estado o consulte a un abogado de empleo para averiguar si existen limitaciones en su estado con respecto a la duración de los contratos.
Paso 4. Describa el trabajo a realizar
Su contrato debe incluir una sección que establezca específicamente lo que el contratista hará por usted, incluido de qué será responsable y cómo se evaluará su desempeño.
- Si se requiere que el contratista utilice alguna de sus propias herramientas o recursos, incluya esta información en su descripción del trabajo.
- Incluya cualquier información sobre cómo se le enviará o le entregará el trabajo terminado, si es necesario.
Paso 5. Proporcione las condiciones de pago
Una sección de su acuerdo debe indicar específicamente cuánto se le paga al contratista por sus servicios, así como cuándo y cómo está realizando el pago. Incluya las condiciones que desee colocar en el pago final.
- Por ejemplo, si está contratando a un contratista para remodelar su cocina, puede hacer su pago final al contratista sujeto a que el trabajo pase la inspección.
- Incluya la forma de pago. Si está pagando a través de un servicio de terceros que cobra tarifas, su contrato debe indicar si usted o el contratista son responsables de pagar esas tarifas.
Paso 6. Defina a la persona como contratista independiente
Todos los acuerdos de contratistas independientes incluyen lenguaje legal que establece que la persona es un contratista independiente y no su empleado. Puede incluir una breve descripción de las responsabilidades que tiene el contratista como resultado de esta relación.
- En algunos casos, puede ser suficiente simplemente incluir una declaración que diga "Al proporcionar servicios bajo este acuerdo, las partes acuerdan que el Contratista es un contratista independiente y no un empleado del Cliente".
- Algunos estados pueden requerir un lenguaje específico para crear una relación de contratista independiente. Asegúrese de que cualquier formulario o plantilla que utilice esté diseñado para ser legalmente válido en su estado.
Paso 7. Obtenga la firma del contrato antes de que comience el trabajo
Firmar el contrato antes de que el contratista independiente comience a trabajar para usted asegura que el contrato regirá legalmente el trabajo realizado. Si el contratista comienza a trabajar antes de firmar el contrato, luego podría argumentar que acordaron algo diferente.
Tanto usted como el contratista deben firmar el contrato. Después de que todas las firmas estén en su lugar, haga copias del contrato firmado para el contratista y sus propios registros
Método 2 de 3: ocuparse de los asuntos fiscales
Paso 1. Utilice el formulario SS-8 para obtener una determinación formal del IRS
Si tiene alguna pregunta sobre si la persona que ha contratado será clasificada como contratista independiente o como empleado, el IRS tomará una determinación por usted.
- Puede que simplemente llamar a la persona contratista independiente no sea suficiente. El IRS evalúa los hechos en 3 categorías generales: control de comportamiento, control financiero y tipo de relación, para determinar si alguien es un contratista independiente.
- Tanto usted como el contratista pueden presentar el Formulario SS-8 en cualquier momento. Usted establece los hechos sobre la relación en el formulario, luego el IRS evalúa esos hechos y decide si la persona es un contratista o empleado independiente.
- Si tiene la intención de presentar el Formulario SS-8, hágalo lo antes posible. El IRS puede tardar hasta 6 meses en evaluar el formulario y tomar una determinación.
Paso 2. Solicite al contratista que complete el Formulario W-9
El formulario W-9 se utiliza para obtener el nombre legal completo y el número de identificación fiscal del contratista independiente. El número de identificación fiscal del contratista puede ser su número de Seguro Social o un número de identificación del empleador (EIN).
Cuando el contratista le devuelva su W-9, guárdelo en sus archivos durante al menos 4 años. Es posible que deba mostrárselo al IRS si surge alguna pregunta con sus impuestos
Paso 3. Presente el Formulario 1099-MISC si le paga al contratista más de $ 600
Cuando le paga a un contratista independiente, debe enviar una declaración informativa al IRS indicando cuánto le pagó. En realidad, pagar impuestos sobre esos ingresos es responsabilidad del contratista.
También puede completar un Formulario 1099 y enviárselo al empleado, aunque no está obligado a hacerlo
Paso 4. Presente los informes requeridos en su estado
En particular, si es una pequeña empresa, es posible que deba presentar informes informativos con los departamentos de impuestos y trabajo de su estado si contrata a contratistas independientes.
- Para averiguar qué informes se requieren, consulte con la oficina de impuestos de su estado o la agencia de empleo de su estado.
- Los estados pueden tener reglas diferentes a las del IRS con respecto a si un trabajador está clasificado como contratista independiente o como empleado a efectos fiscales o de otro tipo. Averigüe en el departamento de trabajo de su estado o hable con un abogado laboral local.
Paso 5. Consulte la ley de su estado con respecto a la cobertura de compensación para trabajadores
En algunos estados, debe pagar la cobertura de compensación para trabajadores para contratistas independientes. Para saberlo con seguridad, comuníquese con el departamento de trabajo de su estado.
Por lo general, puede usar el sitio web del departamento para averiguar si está obligado a pagar la compensación para trabajadores. Puede haber una lista de factores a considerar, o una herramienta que puede usar para evaluar rápidamente si necesita pagar la cobertura de compensación para trabajadores
Método 3 de 3: Elección de un contratista independiente para contratar
Paso 1. Identifique lo que necesita de su contratista independiente
Antes de comenzar a buscar un contratista independiente, tómese un tiempo para averiguar exactamente qué habilidades necesitarán para completar el trabajo que tiene para ellos.
- Contratar a un contratista independiente puede ser diferente a contratar a un contratista para un trabajo de construcción u otro puesto laboral. Sus métodos para evaluar sus habilidades y experiencia también serán diferentes.
- Por ejemplo, si desea que alguien escriba contenido para el sitio web de su empresa, puede solicitar una muestra de escritura para evaluar. Si también desea que diseñen sus páginas de contenido, por otro lado, puede buscar educación o certificaciones en diseño web.
Paso 2. Solicite referencias a amigos o colegas
Si alguien que conoce y en quien confía ha contratado recientemente a un contratista independiente por razones similares, pregúntele a quién utilizó. Una remisión puede ahorrarle mucho tiempo y dinero al verificar los antecedentes de alguien.
- Averigüe qué tipo de trabajo hace generalmente el contratista independiente y cuánto le pagó su amigo o colega.
- Pregunte específicamente si su amigo o colega tiene alguna reserva al recomendar al contratista independiente, o si tuvo algún problema. Un asunto que no fue un problema para ellos puede ser un factor decisivo para usted.
Paso 3. Realice una verificación de antecedentes exhaustiva
Incluso si se le ha recomendado un contratista independiente, verifique las revisiones del contratista y averigüe todo lo que pueda sobre su reputación en la industria. Busque en línea para encontrar su sitio web. Si tienen una cartera de proyectos recientes, puede darte una idea de si funcionarían bien para ti.
- Si tiene alguna licencia o certificación, verifique con la agencia que emitió la licencia o certificación y asegúrese de que sea válida y esté al día.
- Hay varios sitios web, como Upwork y Guru, donde puede anunciar trabajos para contratistas independientes y autónomos. Normalmente, los contratistas independientes pujan por su proyecto y usted puede seleccionar el que desea utilizar.
Paso 4. Entrevistar al menos a 3 contratistas independientes
Hablar con varias personas no solo lo ayuda a encontrar el contratista independiente mejor calificado para manejar su proyecto, sino que también le permite realizar el trabajo al precio correcto. Tenga en cuenta una cantidad que está dispuesto a pagar por el trabajo y permita que los contratistas presenten ofertas por el proyecto.
- Haga preguntas sobre su experiencia pasada y su pericia en la materia. Descubra si han realizado proyectos similares al suyo.
- Obtenga los nombres de clientes anteriores con proyectos similares al suyo con quienes puede contactar sobre el contratista.
Paso 5. Discuta el proyecto en detalle
Su contratista independiente debe tener una buena idea por adelantado de exactamente qué trabajo desea que complete, de qué aspectos del trabajo será responsable y cuánto tiempo se espera que dure el trabajo.
- Particularmente si están trabajando para otros clientes, ten una buena idea de cuántas horas al día (o semana) pueden dedicar a tu proyecto. Si necesita que estén disponibles durante horas específicas, avíseles.
- Sea claro acerca de sus expectativas para el proyecto y sus metas para su finalización. Si se les pedirá que traigan sus propias herramientas o recursos para completar el proyecto, hágales saber esto desde el principio.
