Si trabaja con la asociación de gobierno estudiantil de su escuela, es posible que se involucre en la planificación del baile de bienvenida. Un baile escolar es un evento grande, y planificarlo adecuadamente significa no solo elegir temas y decoraciones, sino también equilibrar presupuestos, reservar entretenimiento y ayudar a coordinar una gran cantidad de voluntarios. El proceso de planificación puede ser largo, pero si se asegura de tener suficiente ayuda, dinero y tiempo al comenzar, puede organizar un baile de bienvenida con éxito.
Pasos
Parte 1 de 4: Involucrar a las personas
Paso 1. Reclute voluntarios
Planificar un baile requiere mucho trabajo, por lo que es mejor tener un equipo de personas para ayudar. Forme un comité de 5-10 voluntarios que quieran trabajar en el baile de bienvenida.
- Involucre a los oficiales de la clase. Esta es una manera fácil de ayudar a garantizar que todas las clases tengan una voz uniforme en el proceso de toma de decisiones.
- Reclutar de un gobierno estudiantil externo. Si su organización lo permite, reclute estudiantes de todo el campus que deseen participar en actividades de liderazgo.
- Asóciese con otras organizaciones como grupos de motivación o grupos de liderazgo estudiantil. Esto le ofrece más apoyo del alumnado y de los posibles voluntarios.
Paso 2. Cree una lista básica de tareas pendientes
A medida que avanza la planificación del baile, esta lista puede crecer, pero ayudará a su equipo a mantenerse concentrado. Empezar con:
- Fecha
- Tema
- Localización
- Decoraciones
- DJ
- Fotógrafo
- Refrigerios
- Acompañantes
- Presupuesto
- Consejero de la facultad
Paso 3. Delegar
Una vez que tenga a sus voluntarios, es importante asegurarse de que todos sepan qué trabajos deben realizarse. Ponga a ciertas personas a cargo de ciertos asuntos y delegue lo que debe hacerse en la persona adecuada.
- Algunos trabajos, como elegir un asesor y un tema, deben realizarse en equipo. Otros, como obtener cotizaciones de lugares y fotógrafos, pueden ser manejados por un individuo o un pequeño subcomité.
- Tenga grupos para cubrir el lugar, el entretenimiento, la publicidad, la venta de entradas y la decoración.
- Consulte periódicamente con su equipo. Pregunte "¿Ya hemos completado esto?" o "¿Cómo nos va con la búsqueda de un DJ?" siempre que su equipo se reúna para ayudar a que todos se concentren en la tarea.
- Configure un sistema de registro para que las personas puedan informar sobre su progreso. Tenga un espacio donde pueda escribir una gran lista de verificación de lo que debe hacerse, o mantenga un calendario compartido entre su grupo para que todos puedan informar sobre su progreso.
Paso 4. Busque un consejero de la facultad
Al igual que otros grupos de estudiantes, un comité de bienvenida necesitará un asesor de la facultad. Si uno no está preasignado, busque un maestro en quien confíe o que venga bien recomendado por otros miembros del comité.
Su asesor debe participar en los planes de su comité. Manténgalos actualizados con todo lo que hace al hacer que asistan a las reuniones de planificación y proporcionándoles notas de la reunión
Paso 5. Reclute acompañantes
Los padres voluntarios son importantes no solo para monitorear a los estudiantes, sino también para ayudar a preparar y ejecutar el baile. Reúna a un grupo de padres voluntarios para ayudar en la noche del baile.
- Consulte con su escuela para ver cuántos acompañantes necesitan por estudiante. Muchas escuelas tienen sus propias pautas y es importante cumplir con las regulaciones de su propia escuela.
- Trabaje con la asociación de padres y maestros de su escuela para encontrar voluntarios. Solicite asistir a una reunión para poder presentarles directamente la oportunidad y pasar una lista de inscripciones.
Parte 2 de 4: Planificación de las finanzas de la danza
Paso 1. Obtenga cotizaciones
Si vas a contratar a un DJ, te sirven refrigerios, buscas ayuda profesional con las decoraciones o contratas a un fotógrafo profesional, comienza a recopilar cotizaciones al menos con un mes de anticipación.
- Pregunte sobre los recargos o tarifas de equipo, así como las tarifas por hora. Pregunte sobre lo que le proporcionarán sus proveedores y lo que se espera que tenga. Por ejemplo, consulte con su DJ para ver si proporciona el sistema de sonido o si tendrá que alquilar uno en otro lugar.
- Póngase en contacto con al menos tres opciones para cada proveedor para asegurarse de obtener precios competitivos.
Paso 2. Haz tu presupuesto
Su presupuesto dictará gran parte de lo que puede y no puede hacer. Hable con el tesorero del gobierno estudiantil para comprender mejor cuánto dinero tiene su comité para gastar en el baile.
- Pídale a su asesor académico que verifique el presupuesto. Vea si la escuela contribuirá con algo fuera del dinero del gobierno estudiantil.
- Planifique su presupuesto para abarcar todo lo que necesita. Utilice las cotizaciones que recibió de sus proveedores, así como los planes presupuestarios y los recibos de años anteriores para averiguar cuánto costará el baile.
- No permita que su presupuesto exceda la cantidad que tiene disponible. Revise su presupuesto con frecuencia para asegurarse de que está bien encaminado.
Paso 3. Recaudación de fondos
Si su presupuesto no es suficiente para cubrir el costo del baile, cree un plan de recaudación de fondos con su comité. Explore múltiples opciones tanto dentro como fuera del campus.
- Organice ventas de pasteles en el campus durante los períodos de almuerzo, así como antes y después de la escuela.
- Trabaje con otros grupos de estudiantes para recaudar dinero organizando eventos como un lavado de autos. Los eventos que le permiten llegar a su comunidad le brindan más oportunidades de traer dinero en efectivo.
- Pregunte a los restaurantes locales si ofrecen noches de recaudación de fondos. Algunos restaurantes pueden ofrecer programas que donan un cierto porcentaje de las ganancias de la noche a una organización estudiantil. Asóciese con un restaurante local y corra la voz a través de folletos, correos electrónicos y redes sociales.
Parte 3 de 4: Planificación de la logística de la danza
Paso 1. Elija un tema
Al menos un mes antes del baile, tenga listo un tema. Proponga cinco o seis ideas temáticas como comité y realice una votación en todo el campus para que los estudiantes puedan elegir su favorito.
- Obtenga la aprobación de su asesor de personal para cualquier tema potencial. Limpiar el tema desde el principio evita una posible desaprobación posterior.
- Elija temas que se adapten al estado de ánimo del baile. Si desea un baile más formal, un tema de Old Hollywood podría ser más apropiado. Si quieres un baile más informal, algo como Beach Luau puede encajar mejor.
Paso 2. Reserve un lugar
Ya sea que el baile sea en un hotel local o en el gimnasio de la escuela, asegúrese de reservar un lugar lo antes posible. Presentar una reserva de habitación adecuada en su escuela garantiza que obtenga el espacio que necesita.
- Haga una copia del contrato del lugar o de la reserva de la sala para sus propios registros, de modo que pueda consultarlo cuando lo necesite.
- Incluya todas las facilidades necesarias en su reserva. Si necesita el gimnasio, los baños y la cocina para guardar refrescos, asegúrese de enumerarlos todos.
Paso 3. Reserve sus proveedores
Haga que su DJ, fotógrafo y otros se reserven tan pronto como se establezca el presupuesto. Reserve cualquier otro equipo que sus proveedores puedan necesitar, como sistemas de sonido, también en este momento.
- Trabaje con su asesor de personal para asegurarse de que todos los contratos estén redactados correctamente e incluyan toda la información que su escuela necesita.
- Guarde copias de los contratos o acuerdos para que los revise su comité.
Paso 4. Cree un plan para el día
Antes de que todo se vuelva demasiado frenético con el resto del regreso a casa, haz un plan detallado de cómo quieres que funcione el día del baile. Establezca su plan de día con un mes de anticipación.
- Tenga un plano detallado de su ubicación y cómo desea decorar.
- Dibuja dónde debe ir el DJ, dónde está instalada la mesa de boletos, dónde se deben colgar las luces y otros detalles.
- Elabora un plan para el guardarropa. Decide dónde se guardarán los abrigos, dónde se colocará la mesa y cómo etiquetarás los abrigos para mantenerlos organizados. También asegúrese de tener al menos un voluntario para manejar la mesa y dos para recuperar abrigos.
- Designe a alguien como el coordinador del día. Esta persona se comunicará con los voluntarios la noche del baile y solucionará cualquier problema que pueda surgir.
Paso 5. Ve de compras
Obtenga todos los suministros que necesita para decorar con dos o tres semanas de anticipación. De esa manera, tiene mucho tiempo para buscar alternativas para algo si no puede encontrarlo localmente. Compre alimentos el día anterior o el día anterior para que nada salga mal.
- Consulte con las tiendas locales para ver si están dispuestas a donar ciertos artículos u ofrecer un descuento a la escuela.
- Ponga los artículos más grandes o perecederos en espera. Habla con tu mercado local sobre cómo reservar las bandejas de comida con anticipación y recogerlas el día del baile. Haga lo mismo con los artículos decorativos más grandes que quizás no pueda almacenar fácilmente en el campus.
Paso 6. Vende boletos
Empiece a vender entradas al menos dos semanas antes del baile. Complemente las ventas con anuncios en los anuncios de la escuela, así como pancartas y carteles en todo el campus.
- Anuncie las fechas de venta y los precios de los boletos con anticipación en el periódico de la escuela, durante los anuncios de la escuela y en el sitio web de la escuela, así como en las redes sociales.
- Prepare una mesa para vender antes y después de la escuela durante media hora a una hora, así como durante los períodos de almuerzo.
- Cree un horario de voluntarios para asegurarse de que la mesa tenga personal durante todos los horarios de ventas. Trabaje con su tesorero para conseguir otros voluntarios, si es necesario.
- Ordene su caja de efectivo al menos una semana antes de comenzar a vender boletos. Hable con su tesorero sobre si la caja de efectivo será proporcionada por la asociación del gobierno estudiantil, la administración de la escuela o por otra fuente.
Parte 4 de 4: Preparando el baile
Paso 1. Prepárese para la semana anterior
La mayoría de las escuelas conducen a su baile de bienvenida con una semana de espíritu de bienvenida. Las semanas espirituales a menudo involucran muchos eventos, así que asegúrese de saber quién y qué estará disponible para usted.
- Hable con su asesor de personal sobre equipos como mesas y sillas. Asegúrese de que estén listos para usted al menos unas horas antes del baile para que pueda configurarlo.
- Hable con la administración de la escuela para asegurarse de que sus proveedores tengan áreas designadas para estacionar, descargar e instalar. Recuerde, aquellos con equipo pesado deberán estar cerca del lugar.
- Crea un plan para el día del baile. Trabaje con su comité y cualquier voluntario adicional para asignar tareas tales como colocar sillas y decorar. Asegúrese de que todos conozcan su trabajo con suficiente antelación.
Paso 2. Configure el lugar
Dése a usted y a sus voluntarios al menos seis horas para preparar el baile. Instale las decoraciones tanto como sea posible antes de que lleguen sus proveedores.
- Haga que el DJ, el fotógrafo y los acompañantes lleguen temprano. Muéstrele al DJ el área donde trabajará y dele al fotógrafo un recorrido por el espacio.
- Delegue deberes a los chaperones, como ayudar con el guardarropa, monitorear la pista de baile o ayudar con el control de multitudes. Muéstreles dónde deben estar y póngalos en contacto con el coordinador del día.
Paso 3. Disfruta del baile
Asegúrese de que usted y todos sus voluntarios también tengan algo de tiempo para disfrutar del baile. Construya descansos en los horarios de sus voluntarios para que todos tengan tiempo para divertirse.
- Por ejemplo, deje que un tomador de boletos releve a su coordinador del día por un tiempo una vez que todos estén adentro, o pídale a un acompañante que se ocupe del guardarropa mientras los asistentes bailan.
- Tus voluntarios también son estudiantes. Déles tiempo para disfrutar de sus esfuerzos.
Paso 4. Limpiar el lugar
Tan pronto como termine el baile, comience a quitar las decoraciones y a limpiar. Descubra de qué se ocuparán los servicios de las instalaciones de su escuela y planifique hacer el resto con sus voluntarios.
- Los servicios de instalaciones a menudo cubren cosas como pasar la aspiradora, trapear y limpiar el baño. Las decoraciones, las mesas, las sillas y el equipo suelen ser responsabilidad del comité de bienvenida.
- Lleve artículos de limpieza adicionales, como toallas de papel, bolsas de basura, esponjas y solución limpiadora. Esto ayudará a eliminar las marcas o raspaduras más pequeñas alrededor del lugar.
- Asegúrese de que toda la basura llegue a un área designada para basura. Pregúntele a su escuela si necesita programar una entrega y recogida de basureros para la limpieza del evento.
- Trate de reclutar tanta ayuda como sea posible para limpiar. También es una buena idea que los voluntarios caminen durante el evento y recojan la basura para que haya menos que hacer después.
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Consejos
- Asegúrate de publicitar tu baile tanto como sea posible en la escuela. Utilice carteles pequeños y grandes junto con anuncios en boletines y anuncios de megafonía.
- Mantenga el baile asequible. Se supone que es un evento divertido y los estudiantes no irán si sienten que no vale la pena. Mire los años anteriores para ver cuánto cuestan las entradas y trate de no aumentar el precio en más de unos pocos dólares.
- Los temas para los bailes pueden ser desde Ready Set Glow hasta Under the Sea y Night in Athens. Obtenga ideas creativas y de origen del cuerpo estudiantil.
