Una Declaración de trabajo (SOW) es un documento (y, generalmente, un contrato legal) que formaliza el entendimiento entre un contratista y un cliente. Para cada proyecto, el SOW detalla los servicios específicos que se entregarán (generalmente, desglosados en tareas separadas a realizar), el tiempo en el que se realizarán esas tareas y servicios, y el monto y las fechas de vencimiento del pago. Su propósito básico es servir como hoja de ruta para el proyecto y documentar las expectativas de las partes. Debe ser una descripción clara y en un lenguaje sencillo de "Por qué", "Quién", "Qué", "Cómo", "Cuándo", "Dónde" y "¿Cuánto?"
Pasos
Método 1 de 2: Seguir las pautas generales
Paso 1. Escriba la SOW antes de comenzar a trabajar
El SOW generalmente se crea después de que se completan las negociaciones del contrato principal, pero antes de que comience cualquier trabajo en un proyecto. A veces, sin embargo (particularmente con proyectos urgentes), las negociaciones pueden continuar después de que el trabajo ha comenzado y la SOW no se finaliza hasta que el proyecto está bien encaminado.
Paso 2. Investigue el formato SOW requerido
No existe un único SOW estándar ya que diferentes industrias y proyectos tienen diferentes entregables y flujo de trabajo. Una buena SOW es una SOW personalizada.
Paso 3. Hágalo bien la primera vez
Si bien la SOW original en sí misma generalmente no se revisa, un acuerdo paralelo separado llamado Orden de Cambio generalmente se usa para modificar los términos de la SOW. Es una buena idea incluir un formulario de orden de cambio en blanco con la SOW. Tenga en cuenta que las órdenes de cambio pueden aumentar el costo del proyecto. Una SOW bien redactada puede ayudar a reducir la necesidad de una orden de cambio. Ningún cliente quiere estar en una posición en la que sus expectativas específicas quedan sin documentar, lo que puede generar retrasos, un aumento del costo total o insatisfacción.
Método 2 de 2: Dominar el estilo y los detalles en las SOW
Paso 1. Incluya el objetivo
Esta sección responde a la pregunta "¿Por qué?" Es una descripción general de alto nivel del proyecto y sus objetivos. Las descripciones generales son aceptables al redactar esta "vista panorámica" del proyecto, pero evite el lenguaje que podría interpretarse de más de una manera. Sea claro; describir objetivos medibles y alcanzables que de manera realista se pueden lograr en el marco de tiempo especificado.
Paso 2. Incluya una discusión sobre el Alcance
Esta sección proporciona una declaración definitiva (sin opciones ni alternativas) del "¿Qué?" ¿y cómo?" ¿Qué es el trabajo? ¿Cómo se logrará? O, a menudo, lo que NO es el trabajo y lo que NO se logrará. ¿Cuáles son las suposiciones? ¿Qué entregables (elementos que el contratista presenta a un cliente para su revisión y aprobación) se están produciendo? Lo que, además de los entregables, debe suceder administrativamente (gestión de proyectos) en términos de informes de progreso, seguimiento del tiempo y otras comunicaciones.
Paso 3. Agregue la ubicación, si es posible
Esta sección opcional describe dónde se realizará el trabajo (si es relevante).
Paso 4. Incluya un marco de tiempo
Esta sección opcional especifica el tiempo total permitido para la finalización del proyecto, las horas máximas facturables por período de tiempo y los tiempos específicos para revisiones formales u otros hitos del proyecto.
Paso 5. Establezca el horario
Esta sección establece qué tareas deben completarse en qué fecha / hora, y quién es responsable de hacer que eso suceda. Las descripciones de las tareas y los resultados (principalmente los entregables) deben ser detalladas, inequívocas y sencillas para que sean fáciles de entender. Además de los entregables, el programa puede contener entradas para Pruebas de control de calidad, Pruebas para consumidores e Informes de progreso.
- Si bien el cronograma debe ser específico, no se centre en el "cómo", ya que puede poner demasiados obstáculos frente a la finalización exitosa del proyecto. Es suficiente una descripción básica de la metodología requerida a utilizar.
- El Programa a menudo incorpora detalles de los criterios de aceptación (para medir la calidad del resultado) y los hitos de pago (generalmente tras la aceptación de los entregables clave), aunque estos pueden describirse en una sección separada diferente.
Paso 6. Incluya una sección sobre Aceptación
Esta sección describe el mecanismo de cómo las partes determinarán si el producto o servicio es aceptable. Los criterios pueden variar desde estándares de calidad medibles hasta un número específico de pruebas, pero en cualquier caso deben prestarse a una evaluación objetiva.
Paso 7. Especifique los estándares
Esta sección describe los estándares de la industria que deben cumplirse para cumplir con el contrato. En lugar de reproducir físicamente los estándares de la industria en la SOW, es suficiente hacer referencia específica a un conjunto de estándares.
Paso 8. Incluya los requisitos de la fuerza laboral
Esta sección especifica cualquier requisito especial de la fuerza laboral, por ejemplo, número de empleados que integran el proyecto, requisitos educativos (títulos o certificaciones).
Paso 9. Anote el precio
Esta sección aborda la pregunta "¿Cuánto?" ¿El pago es una tarifa fija? ¿Cómo influyen los gastos / costos? ¿El pago se realizará a tanto alzado o en cuotas? ¿Cuál es el calendario de pagos? ¿Existen hitos de pago?
Paso 10. Incluya las suposiciones
La mayoría de los proyectos están permeados por diversas incógnitas, para las cuales las partes deben hacer una variedad de suposiciones. En esencia, los supuestos son las condiciones que el contratista espera que existan para completar el proyecto de acuerdo con los términos del SOW. Por ejemplo, el contratista podría suponer que sus empleados tendrán acceso a la red informática del cliente para instalar el software que se entregará. La sección de Supuestos debe identificar tantos supuestos como sea posible y establecer un plan de contingencia o las consecuencias en caso de que alguno de los supuestos falle.
Paso 11. Incluir parámetros para la gestión de proyectos
Esta sección describe el proceso para monitorear el progreso del proyecto. Incluya elementos como: reuniones semanales, informes de estado periódicos, informes de progreso periódicos y reuniones del equipo de gestión de proyectos. Esta sección también es un buen lugar para describir cualquier obligación adicional que pueda surgir del proyecto, como el mantenimiento y la reparación después del diseño y / o instalación inicial.
Consejos
- Si corresponde, por lo general, al cliente le conviene retener una parte del pago final hasta que se demuestre que todos los entregables funcionan juntos.
- Generalmente, una SOW bien redactada no debe hacer referencia a ningún documento externo (aparte de los estándares de la industria).
- Asegúrese de capturar todas las promesas hechas durante los argumentos de venta y las negociaciones del contrato en su SOW antes de que el proyecto se ponga en marcha.
- Al detallar el horario, use un lenguaje de calendario que permita cierta flexibilidad. Por ejemplo, “dos meses después de X, Q. A. se completarán las pruebas”, en lugar de“El 5 de junio, Q. A. se completarán las pruebas ". Esto permite que el proyecto se desarrolle sin problemas (sin órdenes de cambio) en caso de que haya una demora antes en el proceso.
- La SOW puede ser designada como "Confidencial". Si es así, el SOW debe contener una sección breve que describa las consecuencias (generalmente una multa monetaria fija) por cualquier incumplimiento de confidencialidad.
